Collectheek helpt verzamelaars, verenigingen en instellingen om fysieke collecties te digitaliseren en online te presenteren. Daarbij gaan we zorgvuldig om met persoonsgegevens, volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze verklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom, en welke rechten je hebt.
1. Wie is verantwoordelijk?
Collectheek is een initiatief van HDVP. Contact: paul@hdvp.nl. [KvK-nummer en vestigingsadres worden hier aangevuld bij formele oprichting/inschrijving.]
2. Waar staan je gegevens?
Alle collectiedata en persoonsgegevens worden opgeslagen op servers in Nederland. Er vindt geen doorgifte van je collectiedata naar landen buiten de Europese Economische Ruimte plaats, met uitzondering van de hieronder genoemde analytics- en AI-verwerkingen.
3. Welke gegevens verwerken we, en waarom?
| Gegevens | Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld) van accounthouders | Account, inloggen, servicemails | Uitvoering overeenkomst | Tot 12 maanden na opzegging |
| Collectiebeelden en metadata | De kern van de dienst: digitaliseren en presenteren van jouw collectie | Uitvoering overeenkomst | Tot 3 maanden na opzegging (daarna definitief gewist, na exportmogelijkheid) |
| Naam en e-mailadres bij bezoekersbijdragen (beide optioneel) | Terugkoppeling over je bijdrage aan een collectie | Toestemming | Tot afhandeling + 12 maanden |
| Facturatiegegevens | Facturering en boekhouding | Wettelijke plicht | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Activiteitenlog (wie deed wat in een collectie) | Beveiliging, kwaliteitscontrole, samenwerking in teams | Gerechtvaardigd belang | Maximaal 24 maanden |
| Geanonimiseerd website-gebruik | Statistiek en verbetering van de dienst | Gerechtvaardigd belang | Zie punt 6 |
4. AI-verwerking van beelden
Het uitsnijden, rechtzetten en beschrijven van objecten gebeurt deels met AI-modellen. Uitgangspunten daarbij:
- Er worden alleen collectiebeelden verwerkt, geen gegevens die daar niet voor nodig zijn.
- Beelden worden niet gebruikt om AI-modellen van derden te trainen.
- Voor zover een AI-dienst van een derde partij wordt ingezet, gebeurt dat onder een verwerkersovereenkomst en worden beelden daar niet bewaard na verwerking.
- Publicatie gebeurt nooit automatisch: een mens controleert en keurt goed.
5. Met wie delen we gegevens?
We verkopen nooit persoonsgegevens. We delen alleen met verwerkers die nodig zijn om de dienst te leveren (hosting in Nederland, e-mailverzending, betalingsverwerking, AI-verwerking) en met wie een verwerkersovereenkomst is gesloten. Voor verenigingen en instellingen die zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn, treedt Collectheek op als verwerker en sluiten wij een verwerkersovereenkomst — een modelovereenkomst is op aanvraag beschikbaar.
6. Cookies en statistieken
De website gebruikt functionele cookies/localStorage voor inloggen en voorkeuren, en geanonimiseerde statistieken (met IP-anonimisering) om het gebruik van de site te begrijpen. Er worden geen advertentie- of trackingcookies van derden geplaatst. Voor puur functionele opslag en geanonimiseerde statistiek is geen cookiebanner vereist; zodra we iets zouden toevoegen waarvoor toestemming nodig is, vragen we die eerst.
7. Beveiliging en back-ups
- Verbindingen zijn versleuteld (HTTPS/TLS).
- Wachtwoorden worden uitsluitend versleuteld (gehasht) opgeslagen.
- Toegang tot beheerfuncties is beperkt per rol en wordt gelogd.
- Van alle data worden dagelijks automatische back-ups gemaakt, bewaard op een tweede locatie in Nederland. Zie ook het back-upbeleid in de algemene voorwaarden.
8. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid van je gegevens en bezwaar tegen verwerking. Accounthouders kunnen hun volledige collectie (beelden + metadata) op elk moment zelf exporteren. Verzoeken kun je sturen naar paul@hdvp.nl; we reageren binnen 30 dagen. Klachten kun je ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Bijzondere situaties
- Bezoekersbijdragen: wie kennis deelt over een object hoeft geen naam of e-mailadres op te geven. Opgegeven gegevens worden alleen gebruikt voor terugkoppeling en nooit gepubliceerd zonder toestemming.
- Historisch beeldmateriaal: collecties kunnen historische afbeeldingen met namen van personen of bedrijven bevatten. De verzamelaar of instelling die publiceert is daarvoor verantwoordelijk; wij faciliteren een meldpunt — staat er iets online dat inbreuk maakt op jouw rechten, mail dan naar paul@hdvp.nl en we reageren binnen 5 werkdagen.
- Minderjarigen: accounts zijn bedoeld voor personen van 16 jaar en ouder.
10. Wijzigingen
Deze verklaring kan worden aangepast, bijvoorbeeld bij nieuwe functies. De actuele versie staat altijd op deze pagina; bij ingrijpende wijzigingen informeren we accounthouders per e-mail.