Algemene voorwaarden

1. Definities en toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor alle abonnementen, digitaliseringsdiensten en overige diensten van Collectheek, een initiatief van HDVP (hierna: "Collectheek", "wij"). [KvK-nummer en vestigingsadres worden aangevuld bij formele inschrijving.] "Klant" is degene die een account aanmaakt of een dienst afneemt; "Collectie" is het geheel van door of namens de klant geüploade beelden en gegevens.

2. De dienst

1. Collectheek biedt een online platform waarmee fysieke verzamelingen worden gedigitaliseerd (AI-ondersteund uitsnijden, herkennen en beschrijven van objecten) en gepresenteerd, en biedt daarnaast digitalisering als dienst.
2. AI-herkenning doet voorstellen; de klant (of onze medewerker bij servicetrajecten) controleert en keurt goed. Wij garanderen geen foutloze automatische herkenning — wel een werkend controleproces.
3. Wij spannen ons in voor een beschikbaarheid van de dienst van 99% per kwartaal, gepland onderhoud uitgezonderd.

3. Eigendom van de collectie

1. De collectie — beelden én metadata — is en blijft volledig eigendom van de klant. Collectheek verkrijgt uitsluitend de licentie die technisch nodig is om de dienst te leveren (opslaan, verwerken, tonen volgens de zichtbaarheidsinstellingen van de klant).
2. De klant kan op elk moment een volledige export (beelden + gegevens) maken.
3. De klant staat ervoor in dat publicatie van zijn collectie geen inbreuk maakt op rechten van derden (auteursrecht, merkenrecht, portretrecht) en vrijwaart Collectheek voor aanspraken van derden hierover.

4. Back-upbeleid

1. Alle collectiedata en accountgegevens worden opgeslagen op servers in Nederland.
2. Van alle data worden dagelijks automatische back-ups gemaakt. Back-ups worden ten minste 30 dagen bewaard, op een tweede locatie in Nederland, gescheiden van de productieomgeving.
3. Herstel: bij dataverlies aan onze kant herstellen wij kosteloos vanaf de meest recente bruikbare back-up. Herstel op verzoek van de klant (bijvoorbeeld na eigen verwijdering) is mogelijk binnen de bewaartermijn van 30 dagen; hiervoor kunnen redelijke kosten in rekening worden gebracht.
4. Bij servicetrajecten bewaren wij de originele opnamebestanden (foto's van albumbladen) ten minste 12 maanden na oplevering.
5. Het back-upbeleid ontslaat de klant niet van de eigen verantwoordelijkheid om periodiek een export te maken van onvervangbare data; het platform maakt dit met één klik mogelijk.

5. Zorgplicht bij fysieke collecties (servicetrajecten)

1. Bij digitalisering op locatie of per verzending behandelen wij fysiek materiaal met museale zorgvuldigheid: schone handen of handschoenen, geen demontage van albums zonder overleg, verzekerd transport indien wij het transport verzorgen.
2. De klant blijft eigenaar en houder van het risico van waardevermindering door reeds bestaande gebreken. Voorafgaand aan een traject leggen we de staat van het materiaal fotografisch vast.
3. Voor verzending door de klant adviseren wij aangetekende en verzekerde verzending; verzending is voor risico van de verzendende partij.

6. Aansprakelijkheid

1. Collectheek is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen of immateriële schade.
2. Voor abonnementen is de totale aansprakelijkheid per gebeurtenis (of reeks samenhangende gebeurtenissen) beperkt tot het bedrag dat de klant in de 12 maanden voorafgaand aan de gebeurtenis aan Collectheek heeft betaald.
3. Voor servicetrajecten is de totale aansprakelijkheid beperkt tot de projectsom van het betreffende traject. Voor schade aan fysiek materiaal tijdens werkzaamheden onder ons beheer geldt aanvullend een maximum van €2.500 per traject, tenzij vooraf schriftelijk een hogere waarde is overeengekomen en verzekerd.
4. Waardevolle collecties (indicatief: vervangingswaarde boven €2.500) dient de klant vooraf te melden, zodat aanvullende verzekering kan worden afgesproken.
5. De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Collectheek, of waar de wet beperking niet toestaat.
6. AI-gegenereerde beschrijvingen, dateringen en taxatie-indicaties zijn hulpmiddelen, geen taxaties in juridische zin. Aan deze gegevens kunnen geen rechten worden ontleend; voor formele taxaties verwijzen wij naar een beëdigd taxateur.
7. Elke aanspraak vervalt 12 maanden nadat de klant met de schade bekend is geworden.

7. Prijzen, betaling en duur

1. Abonnementen worden maandelijks of jaarlijks vooraf gefactureerd en zijn na de eerste periode maandelijks opzegbaar (jaarabonnementen per einde jaartermijn). Prijzen voor particulieren zijn inclusief btw, zakelijke prijzen exclusief btw.
2. Bij overschrijding van de objectlimiet van een abonnement blijft alles gewoon werken; we nemen contact op over een passender abonnement. Er wordt nooit stilzwijgend een duurder abonnement geactiveerd.
3. Servicetrajecten worden vooraf geoffreerd; meerwerk alleen na akkoord.
4. Prijswijzigingen worden ten minste 30 dagen vooraf aangekondigd en geven bij verhoging recht op tussentijdse opzegging.

8. Einde van het abonnement

1. Na opzegging blijft de collectie nog 3 maanden exporteerbaar (alleen-lezen). Daarna worden collectiedata definitief verwijderd, inclusief back-upcycli.
2. Bij een gratis account dat 24 maanden niet is gebruikt, kunnen we het account na twee waarschuwingsmails (met exportmogelijkheid) sluiten.

9. Fair use en inhoud

1. Het platform is bedoeld voor collecties, niet voor het verspreiden van onrechtmatige, kwetsende of misleidende inhoud. Wij mogen inhoud die daarmee in strijd is verwijderen en accounts bij misbruik sluiten.
2. Bezoekersbijdragen aan een collectie verschijnen pas na goedkeuring door de collectiebeheerder.

10. Privacy

Op alle diensten is de privacyverklaring van toepassing. Voor verenigingen en instellingen die zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn, sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

11. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement van onze vestigingsplaats, tenzij dwingend recht anders bepaalt.